ФНС разъяснила, что делать бизнесу на Эвотор при запросе уже несуществующих документов

Если компания не может предоставить документы по требованию налоговой, просто проигнорировать запрос нельзя.

В чем суть

Если ФНС запросила документы, которые компания утратила, уничтожила или не может предоставить по другим причинам, об этом нужно оперативно уведомить инспекцию. Об этом «Клерку» рассказала налоговый консультант Елена Бронникова.

В ответе налоговой нужно указать, почему документы отсутствуют и когда их можно восстановить. Если бумаги пропали из-за пожара, затопления, кражи или других обстоятельств, причину стоит подтвердить документами: справками МЧС, актами коммунальных служб, материалами полиции и другими доказательствами.

Если компания не виновата в утрате документов, привлечь ее к ответственности за налоговое правонарушение нельзя на основании ст. 109 НК. Но одной ссылки на отсутствие бумаг недостаточно — необходимо подтвердить объективные причины их утраты.

Если документы остались у бывшего бухгалтера или руководителя, который не хочет их возвращать, компании стоит зафиксировать попытки получить архив. Например, сохранить обращения в правоохранительные органы или суд.

Почему это важно для предпринимателей

Отсутствие первичных документов может привести не только к необходимости объясняться с ФНС. Инспекция может поставить под сомнение расходы при расчете налога на прибыль и вычеты по НДС.

Если документов не хватает в значительном объеме, налоговые обязательства могут определить расчетным способом.

Поэтому после получения требования не стоит ограничиваться письмом в налоговую. Одновременно нужно начинать восстанавливать архив: запрашивать копии и дубликаты у контрагентов, получать банковские выписки и использовать сохранившиеся электронные данные.

Для бизнеса, который хранит часть информации в кассовых и учетных системах, важно заранее понимать, где находятся электронные данные и как их можно восстановить. Пользователям Эвотор также стоит учитывать это при настройке кассового ПО и интеграции с учетной системой.

Если срок хранения конкретных документов уже закончился, их отсутствие также нужно обосновать. Бронникова рекомендует сохранять акты об уничтожении документов после окончания срока хранения.

Что бизнесу стоит сделать уже сейчас

Предпринимателю стоит заранее:

1. Проверить требование ФНС. Определите, какие именно документы запросила инспекция и есть ли они в архиве.
2. Оперативно сообщить об отсутствии документов. Если бумаги невозможно предоставить, уведомите об этом налоговую и укажите причину.
3. Подтвердить причину утраты. При пожаре, затоплении, краже и других обстоятельствах соберите документы, подтверждающие произошедшее.
4. Зафиксировать попытки вернуть архив. Если документы находятся у бывшего сотрудника или руководителя, сохраняйте обращения в полицию или суд и другие подтверждения своих действий.
5. Начать восстановление документов. Запросите дубликаты у контрагентов, получите банковские выписки и используйте сохранившиеся электронные данные.
6. Проверить хранение электронных данных. Убедитесь, что документы и сведения из кассового ПО и учетной системы сохраняются и при необходимости могут быть восстановлены.
7. Оформлять уничтожение документов правильно. Если срок хранения истек, сохраняйте акты об уничтожении, чтобы подтвердить причину отсутствия бумаг.

Главное — не оставлять требование ФНС без ответа. Если документов действительно нет, бизнесу важно своевременно объяснить причину, подтвердить ее и параллельно восстановить необходимые сведения.