Обмен ЭПД станет другим: что учесть предпринимателям на Эвотор

Минтранс РФ подготовил проект поправок к правилам обмена электронными перевозочными документами (ЭПД) — документам, которыми оформляют перевозку грузов в цифровом виде. Изменения могут вступить в силу уже в этом году.

Сегодня такие ЭПД формируются отправителем, перевозчиком и грузополучателем и передаются через государственную систему ГИС ЭПД при участии операторов обмена данными. Поправки уточняют, как обмениваться этими документами, в том числе данные о водителях и формат их предъявления.

В чем суть

Минтранс предлагает изменить несколько ключевых моментов в обмене электронными перевозочными документами:

Порядок обмена информацией

Перенос данных о водителях и других элементах документации станет проще: соответствующая информация может передаваться как отдельный электронный файл. Это уменьшает ручной ввод и ускоряет обновление данных в процессе перевозки.

Работа с документами через QR-код

Документы можно будет предъявлять и проверять через QR-коды, что ускоряет проверки на маршруте и при приеме/передаче груза.

Адаптация формата обмена

Обмен будет вестись в формате, который признан удобным для передачи между участниками через ГИС ЭПД. Это снижает риск ошибок из-за несовместимости форматов и упрощает автоматизацию.

Поправки не вводят новый документ, а уточняют правила обмена уже существующими ЭПД, которые с 2022 года используются участниками транспортного процесса.

Почему это важно для бизнеса

Электронные документы — это основа цифрового документооборота для перевозок грузов. С 1 сентября 2026 года их использование станет обязательным для всех участников транспортной цепочки: грузоотправителей, перевозчиков и получателей — то есть и для компаний, которые сами организуют поставки товаров.

Для предпринимателей это означает, что внутренние процессы оформления, обмена и проверки данных о грузах должны быть готовыми к новым требованиям. Ошибки в документах могут привести к простоям транспорта, штрафам или непринятию данных системой ГИС ЭПД.

Если вы используете кассовое оборудование и учетные системы с интеграцией данных о движении товаров — например, системы типа Эвотор 5, Эвотор 6, Эвотор 10 или Эвотор Power — важно убедиться, что обмен документами не конфликтует со складским и транспортным учетом. Синхронизация данных помогает избежать разрывов между учетом движения товаров и их фактической доставкой партнерам или клиентам.

Практические рекомендации

Проверьте процессы документооборота

Оцените, как сегодня ваши перевозочные документы обмениваются между отправителем, перевозчиком и получателем:

• Есть ли у вас автоматическое формирование ЭПД;
• Насколько корректно принимаются и отправляются данные в ГИС ЭПД;
• Используются ли отдельные файлы для данных о водителях и путевых листах.

Настройка систем обмена

Убедитесь, что ваши системы учета и обмена данными работают без ошибок:

• Проверьте, поддерживает ли ваше ПО электронный обмен в нужном формате;
• Настройте проверку корректности данных перед отправкой;
• Если используете интегрированные решения для логистики и розницы, проверьте, нет ли разрыва между системой управления товарами и обменом ЭПД.

Обучите сотрудников

Работа с электронными документами требует внимания к деталям:

• Обучите персонал правильному оформлению и проверке ЭПД;
• Разработайте внутренние инструкции для стандартных ситуаций (например, замена водителя или изменение маршрута).

Выводы

Поправки Минтранса уточняют правила обмена электронными перевозочными документами и направлены на упрощение цифрового документооборота при перевозке грузов. Это означает, что бизнесу важно заранее оценить свои процессы и системы, чтобы обеспечить корректный и своевременный обмен данными. Правильная настройка обмена, интеграция с учетными системами и четкие инструкции для сотрудников помогут уменьшить ошибки, ускорить обработку документов и поддерживать стабильную работу в условиях обязательной цифровой логистики.