Как добавить себестоимость товаров в КУДиР при УСН 15% «Доходы минус расходы»

На основании расчетов нужно оформить внутренний документ — бухгалтерскую справку-расчет.

Укажите реквизиты документа

В документе заполните:

• ФИО ИП;
• ИНН;
• ОГРНИП;
• систему налогообложения (УСН доходы минус расходы);
• период расчета (например: январь 2026 года);
• название документа: Бухгалтерская справка-расчет стоимости реализованных товаров для целей учета по УСН.

Основанием будут являться статьи 346.16 и 346.17 НК РФ.

Правила ведения бухгалтерской справки‑расчета и отражение расходов по товарам в КУДиР

Бухгалтерскую справку‑расчет формируют ежемесячно или поквартально. Документ подписывается электронной подписью (если это закреплено в учетной политике) либо на бумаге, прикладывается к отчету из товароучетной системы и на его основании делается запись в КУДиР.

Выбранный метод расчета стоимости реализованных товаров (например, по средней стоимости или по ФИФО), а также порядок оформления справки-расчета и одной агрегированной записи в КУДиР рекомендуется закрепить в учетной политике ИП для целей УСН — так безопаснее.

В КУДиР необходимо отражать сумму расхода на приобретение товаров, участвующую в расчете налога, то есть их себестоимость для целей УСН. Подробная разбивка по каждой позиции товара не требуется: достаточно общей суммы расходов, подтвержденной расчетом и первичными документами. НДС, если он есть, обычно выделяется отдельной строкой. Таким образом, расходы по товарам отражаются в виде общей суммы реализованных и оплаченных товаров, без необходимости покомпонентного учета.

Первичный документ оформляется внутренний первичный документ (справка‑расчет) с обязательными реквизитами (дата, содержание операции, сумма, подпись и т.п.), по аналогии с требованиями ст. 9 402‑ФЗ. В справке должны быть указаны:

• реквизиты ИП (ФИО, ИНН, ОГРНИП);
• система налогообложения;
• период (например, за январь 2026 г.).
• название документа: Бухгалтерская справка‑расчет стоимости реализованных товаров для целей учета по УСН. 

Основанием служат статьи 346.16 и 346.17 НК РФ, порядок списания товаров и внутренний регистр — отчет товароучетной системы.

Табличная часть может содержать строки по группам товаров или одну строку Все товары с колонками: 

• стоимость оплаченных товаров на начало месяца;
• поступило оплаченных товаров;
• стоимость остатка на конец месяца;
• стоимость реализованных товаров (к расходам по УСН) и при необходимости в т.ч. НДС.

В конце указывается итоговая фраза: Итого стоимость реализованных и оплаченных товаров, подлежащая включению в расходы по УСН за … месяц 2026 г., составляет … руб. (в т.ч. НДС … руб.). Справка подписывается ИП, дата ставится, печать не обязательна.

Шаблон бухгалтерской справки-расчета для КУДиР

Доходы по товарам в КУДиР отражаются по данным чеков со смарт-терминала, актов и иных первичных документов о выручке. Справка-расчет используется только для определения суммы расходов: себестоимости реализованных и оплаченных товаров. Пояснение по заполнению строк:

1. Строка 1 — Остаток на начало периода. Укажите стоимость товаров, которые были оплачены поставщику, но не проданы на начало периода. Это переходящий остаток из предыдущего месяца (или квартала).
2. Строка 2 — Поступление оплаченных товаров. Укажите стоимость товаров, за которые вы заплатили поставщику в текущем периоде. Данные возьмите из платежных документов и накладных с отметкой об оплате.
3. Строка 3 — Остаток на конец периода. Укажите стоимость оплаченных товаров, которые на конец периода еще не проданы. Эти данные можно взять из товароучетной системы или отчета по остаткам.
4. Строка 4 — Стоимость реализованных товаров. Рассчитайте сумму товаров, которые одновременно оплачены и проданы в этом периоде.Именно эта сумма включается в расходы КУДиР.

Шаблон бухгалтерской справки-расчета для КУДиР можно найти по ссылке. 

Шаг 3. Заполните таблицу расчета

В справке создайте таблицу со следующими строками:

Последняя строка — это сумма, которую нужно внести в КУДиР.

Если в цене покупки есть НДС, расходы по товарам для УСН учитываются в сумме, предусмотренной подп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В самой справке-расчете можно для удобства показать строку В т. ч. НДС … руб., но в КУДиР отражается итоговая сумма расходов на товары.

Шаг 4. Добавьте итоговую формулировку

В конце справки напишите итог: Итого стоимость реализованных и оплаченных товаров, подлежащая включению в расходы по УСН за ___ месяц 2026 г., составляет ___ руб. (в т.ч. НДС ___ руб.). После этого:

1. Укажите дату.
2. Подпишите документ (ИП).
3. При необходимости поставьте электронную подпись.

Шаг 5. Сохраните документ

Справку можно хранить:

• в электронном виде;
• или распечатать.

Рекомендуется:

• подписывать файл УКЭП раз в квартал;
• хранить вместе с: отчетом из товароучетной системы, накладными и платежными документами.

Шаг 6. Добавьте запись в КУДиР

После создания справки внесите одну запись в КУДиР. Заполните поля:

1. Графа 2 — Документ-основание. Укажите реквизиты справки, например: Бухгалтерская справка-расчет №1 от 31.01.2026.
2. Графа 3 — Содержание операции. Напишите: Списание стоимости реализованных товаров за январь 2026 года.
3. Графа 5 — Расходы. Укажите итоговую сумму из справки-расчета. При необходимости можно добавить строку: в т.ч. НДС ___ руб.

Шаг 7. Приложите подтверждающие документы

К записи в КУДиР желательно приложить:

• бухгалтерскую справку-расчет;
• отчет из товароучетной системы;
• накладные поставщиков;
• платежные документы.

Это подтверждает расчет себестоимости товаров. Такой порядок (расчет в справке-расчете и одна суммарная запись в КУДиР) относится к вашему налоговому учету и может быть закреплен в учетной политике ИП. В КУДиР отражается одна строка с общей суммой стоимости оплаченных и реализованных товаров за период, подтвержденная бухгалтерской справкой-расчетом и первичными документами.

Такой укрупненный способ записи допускается при условии, что детализация по товарам есть в вашей товароучетной системе и подтверждена первичными документами.

Как правильно хранить первичные документы

Правильное хранение первичных документов предполагает, что их можно хранить на бумаге или в электронном виде:

• электронные документы должны быть подписаны УКЭП, чтобы признавались оригиналами;
• внутренние справки-расчеты можно формировать и хранить в электронном виде и подписывать УКЭП, если это закреплено в учетной политике;
• бумажные накладные и акты нужно хранить в бумажном виде (сканы — только копии);
• для внутренних документов использование системы электронного документооборота не требуется. 

Файл без подписи не считается полноценным первичным документом. В учетной политике ИП рекомендуется указать формулировку: Справки‑расчеты формируются в электронном виде и подписываются УКЭП раз в квартал.